ویژگی‌ها و مزایای استفاده از نرم‌افزار احکام کارگزینی
یکی از مهم‌ترین دارایی‌ها و سرمایه‌های هر سازمان و یا کسب‌وکاری، منابع انسانی هستند. مدیریت این منابع که شامل کارگزینی یا جذب پرسنل جدید و هم چنین مدیریت جایگاه‌های مناسب افراد می‌شود، نیاز به استفاده از یک سیستم دقیق و کاربردی دارد. نرم‌افزار احکام کارگزینی نیز به همین منظور طراحی شده است. با استفاده از این نرم‌افزار کامپیوتری، کارفرمایان و مدیران سازمان‌ها می‌توانند اطلاعات، عملکرد، جذب و استخدام نیروهای جدید را به شکلی دقیق مدیریت کنند.
نرم‌افزار احکام کارگزینی چیست و چه کاربردی دارد؟
برای آشنایی با عملکرد دقیق این نرم‌افزار، نیاز است تعریف درستی از کارگزینی داشته باشید. همان‌طور که گفته شد یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سازمان، مدیریت منابع انسانی است. یکی از زیرمجموعه‌های این بخش، کارگزینی است که نقش مهمی در نگهداری و مدیریت پرونده‌های استخدامی کارکنان و پرسنل سازمان‌ها دارد. با استفاده از اطلاعات و داده‌های سیستم کارگزینی، مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند عملکرد کارکنان را بهتر مدیریت نموده و در صدور حکم کارگزینی نیز دقت بیشتری داشته باشند.
امروزه با پیشرفت تکنولوژی، عملیات‌های این بخش که شامل ثبت، نگهداری و مدیریت اطلاعات کارگزینی است، به‌وسیله نرم‌افزار احکام کارگزینی انجام می‌شود. با استفاده از این نرم‌افزار، اطلاعات و عملکرد کارمندان و منابع انسانی بهتر مدیریت می‌شود و تصمیمات دقیق‌تری در این بخش گرفته خواهد شد.
مزایای استفاده از نرم‌افزار احکام کارگزینی
اهمیت استفاده از نرم‌افزار احکام کارگزینی برای تمامی شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک و بزرگ، بسیار بالاست. مزایای بی‌شمار این نرم‌افزار باعث می‌شوند که مدیریت بهتری در بخش کارگزینی اعمال شود و دغدغه‌های سازمان در حوزه پرسنلی، کاهش یابد. برخی از مزایای این نرم‌افزار شامل موارد زیر می‌شوند.
ایجاد یک پایگاه‌داده معتبر
با استفاده از نرم‌افزار احکام کارگزینی، می‌توانید اطلاعات مختلفی از منابع انسانی سازمان را که شامل مواردی مانند متقاضیان شغل، شیوه و روش‌های استخدامی، احکام کارگزینی، ارزیابی عملکرد پرسنل، اقدام‌های انضباطی و ... می‌شوند را ثبت و نگهداری کرده که و به‌صورت یک پایگاه‌داده قدرتمند نگهداری کنید. به این شکل تنها با جستجوی نام کارکنان و پرسنل، می‌توانید به اطلاعات زیادی از اشخاص مختلف دست پیدا کنید.
ارائه گزارش‌های استاندارد
از دیگر مزایای استفاده از این نرم‌افزار، ارائه گزارش‌های متنوع درباره وضعیت پرسنل و کارمندان سازمان است. با ارائه این گزارش‌ها، وضعیت حضوروغیاب پرسنل نمایش داده خواهد شد و کارفرمایان می‌توانند شناخت بهتری از منابع انسانی خود داشته باشند. از دیگر مزایای این گزارش‌ها می‌توان به کمک در تهیه بودجه سالانه، استخدام نیروهای جدید باتوجه‌به مهارت‌های تعریف شده، مشاهده کامل اطلاعات متقاضیان شغل هنگام صدور حکم کارگزینی و ... اشاره کرد.
انواع گزارش‌هایی که در این نرم‌افزار ارائه می‌شوند شامل گزارش‌های لیستی، گزارش‌های پیش‌بینی تغییر وضعیت احکام مانند پایان قرارداد و بازنشستگی، گزارش‌های آماری و گزارش‌های پارامتریک می‌شوند.
صرفه‌جویی در زمان
اطلاعات پرسنل و کارمندان سازمان در این نرم‌افزار، تنها یک‌بار ثبت خواهند شد و تنها در صورت نیاز، تغییر داده می‌شوند. با این ویژگی علاوه بر افزایش دقت روند کاری، زمان بسیار زیادی که در ثبت اطلاعات به‌صورت دستی و تغییر آن¬ها هدر می‌رود، صرفه‌جویی خواهد شد و اقدامات و تصمیمات مهم در بهترین زمان ممکن انجام می‌شود.
یکپارچگی اطلاعات
از اصلی‌ترین چالش‌های کارفرمایان و مدیران منابع انسانی سازمان‌ها، ایجاد راهکاری برای یکپارچه‌سازی اطلاعات مربوط به امور کارمندان، از لحظه تشکیل فرم استخدام تا زمان بازنشستگی است. با استفاده از نرم‌افزار احکام پرسنلی، این امکان وجود خواهد داشت که تمامی این اطلاعات را به‌صورت یکپارچه، کنترل و مدیریت کرد. این نرم‌افزار با سایر نرم‌افزارهای مورداستفاده در سازمان‌ها، قابل همگام‌سازی است و امکان انتقال اطلاعات را دارد و در افزایش سرعت انجام کارها و هم چنین رضایتمندی کارمندان، بسیار تأثیرگذار است.
کاهش خطاهای کاربری
با استفاده از این نرم‌افزار، خطاهای کاربری به وجود آمده در سیستم کارگزینی، تا حد زیادی کاهش خواهد یافت. با هشدارهای ارائه شده توسط نرم‌افزار احکام پرسنلی که به کارمندان و کارفرمایان ارسال می‌شود، می‌توان از تاریخ پایان قراردادها، تاریخ انقضای مرخصی، پرسنل غیرفعال و ... مطلع شد. این نرم‌افزار، طبقه‌بندی رتبه کارمندان که بر اساس جدول‌های اطلاعاتی تعیین می‌شوند را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد و از بروز خطا در این بخش نیز جلوگیری می‌کند.
مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار احکام کارگزینی
درصورتی‌که قصد خرید این نرم‌افزار را دارید، باید به برخی از ویژگی‌های اصلی آن توجه زیادی داشته باشید. این ویژگی‌ها باعث خواهند شد که کارایی نرم‌افزار بالا رود و انجام امور اداری به شکلی بهینه صورت گیرد. در ادامه به بررسی این ویژگی‌ها می‌پردازیم.
• ثبت تمامی اطلاعات شامل اطلاعات فردی، اطلاعات سازمانی و اطلاعات حقوقی
• قابلیت استفاده برای انواع نظام‌های سازمانی
• ارائه گزارش‌های لیستی و آماری مختلف در قالب فایل‌های word, Exel و ...
• صدور حکم کارگزینی به تفکیک کارمندان و امکان استخدام گروهی و انفرادی متقاضیان
• ارائه گزارش‌های وضعیت سوابق ایثارگری، بازنشستگی، تشویقات و ...
• نگهداری و آرشیو پرونده‌های پرسنلی
• ارسال احکام تأیید شده به سیستم حقوق و دستمزد و صندوق پستی کارمندان
• قابلیت تعریف بی‌نهایت عوامل حکمی و امتیازی
• تعریف فرمول‌های مختلف به تفکیک نوع استخدام
• تعریف انواع امتیازات و مزایای حکمی برای انواع روش‌های استخدام
نرم‌افزار احکام پرسنلی برای چه شرکت‌ها و سازمان‌هایی مناسب است؟
هر شرکت و سازمانی می‌تواند از نرم‌افزار احکام پرسنلی برای رفع نیازهای امور مربوط به منابع انسانی خود استفاده کند. معمولاً نرم‌افزارهای کارگزینی و صدور احکام، قابلیت پوشش تمامی نیازهای شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف را دارند و با قابلیت ادغام با سیستم‌های دیگر مانند حقوق و دستمزد، تا حدود زیادی در کاهش دغدغه‌های سازمان تأثیر گذارند.
این نرم‌افزار با قابلیت پیاده‌سازی انواع نظام‌های پرداخت مانند نظام امتیاز بانکی، نظام‌های خاص سازمانی، ایجاد طرح طبقه‌بندی و ... کاربرد زیادی در سازمان‌های مختلف مانند سازمان‌های قضایی، مؤسسات تحقیقاتی، انواع بانک‌ها و مؤسسات اعتباری، دیوان محاسبات کشور، انواع بیمارستان‌ها و شرکت‌های خصوصی و دولتی خواهد داشت.
جمع‌بندی
فرایندهای مربوط به استخدام و جذب نیروهای جدید، یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت منابع انسانی است. در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها، این فرایند به همراه حفظ اطلاعات پرسنل و کارمندان، نظارت بر رشد و عملکرد نیروهای انسانی به دلیل اهمیت بالایی که دارند، توسط نرم‌افزار کامپیوتری صورت می‌گیرد. نرم‌افزار احکام کارگزینی با داشتن ویژگی‌های کاربردی، باعث افزایش سرعت و دقت در ثبت اطلاعات پرسنل می‌شود.
شما نیز می‌توانید با خرید و استفاده از این نرم‌افزار، مدیریت بهتر و کامل‌تری روی بخش منابع انسانی سازمان و یا شرکت خود داشته باشید و باعث افزایش رضایتمندی پرسنل و کارمندان شوید.