نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردهایی دارد؟

در این مقاله قصد داریم همه‌چیز را درباره یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، توضیح دهیم. به‌طورکلی این نرم‌افزار همه‌چیز را آسان‌تر کرده و به تمام روندهای اداری و سازمانی سرعت می‌بخشد. این نرم‌افزارها درواقع بخش‌های مختلف یک سازمان را همچون، سیستم مالی، دریافت و پرداخت، سیستم خزانه داری و بسیاری موارد دیگر را اتوماسیون می‌کند.
به لطف فناوری‌ها و تکنولوژی‌های نوین، محیط‌های کاری و اداری بهره‌وری‌شان را به‌طور مداوم بهبود می‌بخشند. به‌طورکلی اتوماسیون‌سازی و استفاده از ابزارهای مختلف نرم‌افزاری می‌تواند موجب بهینه‌سازی عملیات روزانه سازمان‌ها و بهبود روندهای ادامه آن‌ها شود. شکی در آن وجود ندارد.
بااین‌حال، بازهم بسیاری از شرکت‌ها تمایلی برای رفتن به سمت تکنولوژی‌های جدید یا تغییر وضعیت موجود خود ندارند. البته خوشبختانه دیگر یادگیری کار با نرم افزار اتوماسیون اداری برای کارمندان به نقطه‌ای رسیده که خیلی ساده و آسان شده است، درحالی‌که کمی قبل‌تر بسیار زمان‌بر بود. این مورد بسیاری از کارها را جلو می‌اندازد.

به‌عنوان یک مدیر و رهبر در یک کسب‌وکار، این شما هستید که باید نقاط قوت و ضعف سازمان و شرکت خودتان را کامل بلد باشید و بدانید که چه چیز به صلاح است. یکی از مواردی که حتماً باید در نظر بگیرید، بررسی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری مخصوص شرکت شماست؛ اما بیایید اول‌ازهمه به این موضوع بپردازیم که اصلاً اتوماسیون اداری چه مزیتی دارد و دقیقاً قادر به انجام چه‌کارهایی برای کسب‌وکار شماست.

اتوماسیون اداری چیست؟

قبل از هر چیزی، باید ابتدا بدانیم که اصلاً خود اتوماسیون اداری به چه معناست. خود این کلمه یا این اصطلاح یک مفهوم کلی دارد. اتوماسیون اداری درواقع توصیف انواع مختلف نرم‌افزارها و سیستم‌های رایانه‌ای در یک سازمان است که جهت جمع‌آوری، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از تمام دیتاهای اداری برای انجام وظایف مختلف، آن‌هم به‌صورت اتوماتیک، است. در اصل می‌توان گفت که اتوماسیون اداری به مدیریت دیتاها و فرایندهای مختلف شرکت کمک شایانی می‌کند.
با استفاده از اتوماسیون اداری داده‌های شرکت بدون دخالت انسان مدیریت و جابه‌جا می‌شوند. پس اولین مزیت در همین‌جا ظاهر می‌شود. ازآنجایی‌که همه‌چیز بدون دخالت انسان انجام می‌شوند، خطر خطای انسانی و دستی نیز وجود نخواهد داشت. در ابتدا همه‌چیز از یک ماشین‌تحریر شروع شد و حالا ببینید که با نرم افزار اتوماسیون اداری تمام بخش‌های یک شرکت دچار چه تحول عظیمی شده‌اند.

اصول اتوماسیون اداری
به‌طورکلی اتوماسیون اداری شامل چندین جنبه مختلف می‌شود که ما در این قسمت آن را به بخش‌های زیر تقسیم‌بندی کرده‌ایم:
•    ذخیره‌سازی اطلاعات
این بخش شامل ذخیره کردن، ضبط اطلاعات و دیتاهای مختلف شرکت مانند فرم‌ها، اسناد مختلف، فایل‌ها و تصاویر است. ذخیره‌سازی اطلاعات معمولاً در قالب‌های بسیار زیادی موجود هستند؛ پس این کار می‌تواند به‌راحتی ذخیره‌سازی سوابق مختلف در یک CMS یا کاملاً پیچیده مانند ابزار نرم افزار اتوماسیون اداری SolveXia باشد.
•    تبادل داده‌ها
معمولاً سیستم‌های مختلف اجازه تبادل بلافاصله (real-time) اطلاعات و داده‌ها را با دستگاه‌های فکس یا ارسال ایمیل برای ما فراهم می‌کنند. ابزارهای نرم افزار اتوماسیون اداری نیز یکی از همین سیستم‌هاست؛ زیرا می‌توانید با آن به‌آسانی و به‌صورت بلادرنگ دیتاهای مختلف را به اشتراک بگذارید و گزارش‌ها را هم‌زمان به چند نفر ارسال کنید.
•    مدیریت داده‌ها
اتوماسیون اداری وظیفه دارد بین طرف‌های مختلف و اطلاعات مربوطه، امکان قابل مدیریت بودن برقرار کند. به همین ترتیب، سیستم‌های اتوماسیون اداری توانایی مدیریت داده‌های کوتاه‌مدت و یا بلندمدت ازجمله برنامه‌های مالی، هزینه‌های بازاریابی، مدیریت موجودی و غیره را دارند.

مزایای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
کسب‌وکارهای مختلف می‌توانند کم یا زیاد به نرم افزار اتوماسیون اداری متکی باشند. به‌طورکلی مزایای استفاده از این ابزارها به شرح زیر است:
•    کم شدن تلاش دستی یا نیروی انسانی برای انجام وظایف مختلف
•    به حداقل رسیدن خطاهای انسانی و دستی
•    کاهش زمان پردازش برای تکمیل کار
•    افزایش شفافیت و توانایی‌های بهبود فرآیند
•    تصمیم‌گیری بهتر بر اساس داده‌ها و پیش‌بینی‌های نرم‌افزار
•    معیارهای پیشرفته و نظارت بر KPI ها
•    افزایش رضایت کارکنان سازمان
•    خدمات‌رسانی بهتر به مشتریان

موارد لازم برای اتوماسیون
وقتی‌که تصمیم به شروع اتوماسیون کردن روند اداری سازمان خود می‌کنید، با دو چالش اساسی برخورد خواهید کرد. اول‌ازهمه چه چیزی را می‌خواهید اتوماسیون کنید؟ دوم اینکه ابزار اتوماسیون‌سازی مناسب برای انجام این کار چیست؟ در این بخش به برخی مواردی که باید در این راه در نظر بگیرید، بدانید و بررسی کنید، خواهیم پرداخت.

. انتخاب ابزار مناسب
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید ویژگی‌های ضروری سیستم را داشته باشد. در این قسمت به مواردی اشاره‌شده که باید برای انتخاب یک ابزار مناسب، مانند Solvexia که یک ابزار اتوماسیون تحلیلی انسانی است، در نظر بگیرید.
•    سازگاری با موبایل: این روزها دیگر همه، از مدیر تا کارمند، پیوسته در حال حرکت‌اند و کمتر کسی است که گوشی هوشمند نداشته باشد. داشتن ابزاری که به‌اصطلاح موبایل فرندلی باشد و با نسخه‌های گوناگون موبایل سازگاری داشته باشد، ضروری است. مثلاً وقتی‌که خارج از دفتر کارتان یا دور از کامپیوتر خود هستید، ممکن است کار ضروری پیش بیاید و آنجاست که می‌توانید با موبایل خود همه‌چیز را کنترل کنید.
•    کنترل دسترسی: برای هر نرم‌افزاری که به داده‌های شرکت دسترسی دارد؛ یکی از حیاتی‌ترین بخش‌هایی که باید آن را بررسی کنید، کنترل و امنیت آن است. ابزارهایی مانند SolveXia اجازه کنترل دسترسی را به شما می‌دهند. این بدان معنی است که شما می‌توانید طبق هر فاکتوری که در نظر دارید، دسترسی افراد مختلف را به بخش‌ها و داده‌های مختلف نرم‌افزار محدود کنید. علاوه بر آن می‌توانید بررسی کنید که چه کسی و در چه زمانی تغییراتی در داده‌های نرم‌افزار ایجاد کرده است.
2. ارائه آموزش مناسب
یک ابزار مناسب تنها وقتی درست کار می‌کند که افراد بتوانند از آن استفاده کنند. این مورد درست است که یک نرم افزار اتوماسیون اداری موجب می‌شود که تک‌تک افراد سازمان شما بهینه‌تر کار کنند و درکل موجب بهینه‌سازی فرایند شرکت می‌شود؛ اما در ابتدا نیاز به آموزش صحیح و درک نحوه عملکرد آن ابزار دارید. بهترین نرم‌افزارهای موجود در بازار، آموزش استفاده از نرم‌افزارشان و پشتیبانی مناسبی را ارائه می‌دهند.
آموزش مناسب برای کسانی که مجبور به کار کردن با آن هستند، بهترین کاربرد را دارد. به‌عنوان مدیر و رهبر کسب‌وکار خود می‌توانید برنامه‌های حمایتی مختلفی برای کارمندانی که در معرض یادگیری و بهبود مستمر قرار دارند، بگذارید.
جمع‌بندی و کلام آخر
در این مقاله در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری صحبت شد. گفتیم که داشتن چنین سیستمی در سازمان و شرکت شما می‌تواند باعث اتوماسیون، یعنی خودکار شدن، فرایندهای مختلفی مثل بررسی دارایی ثابت یا اضافه کردن و بررسی هر نوع داده جدیدی به دفتر کل شرکت شود. داشتن چنین ابزاری مزیت‌های بسیار زیادی دارد و می‌تواند فرایندهای بسیاری را بهبود ببخشد.